Γιατί τα email σας πάνε στα spam (και πώς το διορθώνετε)

Σε αυτό το άρθρο

1. Πρώτα: σιγουρευτείτε ότι πάτε στα spam
2. Λόγος 1: Το domain σας δεν αποδεικνύει ότι τα email είναι δικά σας
3. Λόγος 2: Η φόρμα επικοινωνίας στέλνει «ως» τον επισκέπτη
4. Λόγος 3: Ο server που στέλνει έχει κακή φήμη
5. Λόγος 4: Ο τρόπος που στέλνετε μοιάζει με μαζική αποστολή
6. Λόγος 5: Το περιεχόμενο του μηνύματος
7. Gmail αντί για το domain σας: ένα πρόβλημα που δεν φαίνεται
8. Η σύντομη λίστα ελέγχου

Τα email μιας επιχείρησης πάνε στα spam σχεδόν πάντα για έναν από πέντε λόγους: το domain δεν αποδεικνύει ότι τα email είναι δικά σας, η φόρμα της ιστοσελίδας στέλνει «ως» τον επισκέπτη, ο server που στέλνει έχει κακή φήμη, ο τρόπος αποστολής μοιάζει με μαζικό, ή το ίδιο το μήνυμα έχει ύποπτα στοιχεία. Ο πρώτος λόγος είναι ο συχνότερος και διορθώνεται σε μία μέρα, δωρεάν. Παρακάτω θα δείτε πώς καταλαβαίνετε ποιος ισχύει για εσάς, με τη σειρά που το ελέγχουμε κι εμείς.

Πρώτα: σιγουρευτείτε ότι πάτε στα spam

Πριν αλλάξετε οτιδήποτε, κάντε ένα γρήγορο τεστ. Στείλτε ένα κανονικό email από τη διεύθυνση της επιχείρησης σε έναν προσωπικό λογαριασμό Gmail και σε έναν Outlook ή Hotmail. Δείτε σε ποιον φάκελο έφτασε.

Στο Gmail μπορείτε να δείτε και τον λόγο. Ανοίξτε το μήνυμα, πατήστε τις τρεις τελείες δίπλα στο βέλος απάντησης και επιλέξτε «Εμφάνιση πρωτοτύπου» (Show original). Στην κορυφή, το Gmail γράφει αν το email πέρασε τους τρεις ελέγχους ταυτότητας:

Σωστά ρυθμισμένο domain

Από

Ιατρείο Παπαδόπουλου <info@example.gr>

Προς

maria@gmail.com

Θέμα

Επιβεβαίωση ραντεβού

SPF

PASS με IP 203.0.113.25

DKIM

PASS με τομέα example.gr

DMARC

PASS

Domain χωρίς DKIM και DMARC

Από

Ιατρείο Παπαδόπουλου <info@example.gr>

Προς

maria@gmail.com

Θέμα

Επιβεβαίωση ραντεβού

SPF

PASS με IP 203.0.113.25

DKIM

λείπει η γραμμή

DMARC

FAIL

Αν δείτε FAIL ή αν κάποια από τις τρεις γραμμές λείπει, ξεκινήστε από τον λόγο 1. Αν και οι τρεις λένε PASS και πάλι πάτε στα spam, το πρόβλημα είναι στους λόγους 3 έως 5.

Λόγος 1: Το domain σας δεν αποδεικνύει ότι τα email είναι δικά σας

Οποιοσδήποτε μπορεί να στείλει ένα email που γράφει στον αποστολέα info@το-domain-σας.gr. Γι' αυτό, πριν αποφασίσει πού θα το βάλει, ο πάροχος του παραλήπτη ελέγχει τρεις εγγραφές στο DNS του domain σας:

• SPF: ποιοι servers επιτρέπεται να στέλνουν email για το domain σας.
• DKIM: μια ψηφιακή υπογραφή σε κάθε email, που αποδεικνύει ότι στάλθηκε από εσάς και δεν αλλοιώθηκε στον δρόμο.
• DMARC: τι να κάνει ο παραλήπτης με ένα email που λέει ότι είναι από εσάς αλλά δεν περνά τους δύο πρώτους ελέγχους.

Τι ελέγχει ο πάροχος του παραλήπτη

1. Στο DNS του domain σας: διορθώνεται δωρεάν

   1. 1
      SPFΕπιτρέπεται αυτός ο server να στέλνει για το domain;
   2. 2
      DKIMΕίναι γνήσια η υπογραφή και ανέπαφο το μήνυμα;
   3. 3
      DMARCΤαιριάζει με τον αποστολέα που βλέπει ο παραλήπτης; Αν όχι, τι λέει η πολιτική σας;

2. Στον τρόπο που στέλνετε

   1. 4
      ΦήμηΤι ιστορικό έχουν ο server και το domain; Πόσοι πατούν «ανεπιθύμητο»;
   2. 5
      ΠεριεχόμενοΜόνο εικόνα, συντομευμένοι σύνδεσμοι, ύποπτα συνημμένα;

Εισερχόμενα

Ανεπιθύμητα ή απόρριψη

Από τον Φεβρουάριο του 2024, το Gmail και το Yahoo ζητούν από κάθε αποστολέα τουλάχιστον SPF ή DKIM, και από όσους στέλνουν μαζικά και τα τρία. Η Microsoft ακολούθησε τον Μάιο του 2025 για το Outlook και το Hotmail. Όποιος δεν τα έχει, καταλήγει όλο και συχνότερα στα ανεπιθύμητα ή δεν παραδίδεται καθόλου.

Πόσο συχνό είναι αυτό στην Ελλάδα; Τον Οκτώβριο του 2026 ελέγξαμε τις εγγραφές DNS 7.556 ελληνικών επιχειρήσεων που έχουν δική τους ιστοσελίδα και δέχονται email στο domain τους: ιατρεία, ξενοδοχεία, μηχανικούς, συμβούλους και τεχνικές εταιρείες. Τα ευρήματα:

Έλεγχος Cybernetics Development, Οκτώβριος 2026

Πώς έχουν ρυθμίσει το email τους 7.556 ελληνικές επιχειρήσεις

79%δεν εμποδίζουν ψεύτικα email με το όνομά τους

17%έχουν σωστά και τις τρεις ρυθμίσεις

SPF

91,6%

DKIM

59,7%40,3%

DMARC

20,6%32,6%46,8%

• Σωστά ρυθμισμένο
• Υπάρχει, αλλά δεν προστατεύει (SPF ?all, DMARC p=none)
• Λείπει ή είναι λάθος
• DKIM δεν βρέθηκε σε συνηθισμένο επιλογέα

Το SPF το έχουν σχεδόν όλοι, γιατί συνήθως το βάζει αυτόματα ο πάροχος φιλοξενίας. Το DMARC όμως λείπει από σχεδόν τις μισές επιχειρήσεις, και άλλο ένα 33% το έχει μόνο σε λειτουργία παρακολούθησης (p=none), που δεν σταματά τίποτα. Συνολικά, 8 στις 10 ελληνικές επιχειρήσεις δεν εμποδίζουν κάποιον να στείλει ψεύτικο email με το όνομά τους, και μόνο 1 στις 6 έχει σωστά και τις τρεις ρυθμίσεις.

Το DMARC δεν είναι μόνο θέμα spam. Χωρίς αυτό, ένας απατεώνας μπορεί να στείλει στους πελάτες σας email «από εσάς» με νέο IBAN για την πληρωμή, και να φτάσει κανονικά στα εισερχόμενα.

Το καλό νέο: είναι λίγες γραμμές κειμένου στο DNS, δεν κοστίζουν τίποτα και δεν χρειάζεται να αλλάξετε πάροχο email. Πώς τις γράφετε μία μία το εξηγούμε στο άρθρο SPF, DKIM, DMARC: τι είναι και πώς τα ρυθμίζετε.

Λόγος 2: Η φόρμα επικοινωνίας στέλνει «ως» τον επισκέπτη

Αυτό το βλέπουμε συχνά σε ιστοσελίδες WordPress. Ένας πελάτης συμπληρώνει τη φόρμα επικοινωνίας με τη διεύθυνση maria@gmail.com. Η ιστοσελίδα σας στέλνει το μήνυμα στο email σας, αλλά βάζει ως αποστολέα τη Μαρία.

Για το Gmail, αυτό είναι ένα email που λέει ότι είναι από το gmail.com αλλά στάλθηκε από τον server της φιλοξενίας σας. Αποτυγχάνει στο DMARC του Gmail και πάει στα spam ή χάνεται. Το αποτέλεσμα: πελάτες που σας έγραψαν και δεν τους απαντήσατε ποτέ, επειδή δεν είδατε ποτέ το μήνυμά τους.

Η διόρθωση είναι απλή. Η φόρμα στέλνει από μια διεύθυνση του δικού σας domain, για παράδειγμα forma@το-domain-σας.gr, μέσω πιστοποιημένου SMTP και όχι μέσω της συνάρτησης mail της φιλοξενίας. Η διεύθυνση του πελάτη μπαίνει στο πεδίο Reply-To, ώστε όταν πατάτε «Απάντηση» να του απαντάτε κανονικά.

Λόγος 3: Ο server που στέλνει έχει κακή φήμη

Οι πάροχοι κρατούν «βαθμολογία» για κάθε διεύθυνση IP και για κάθε domain που στέλνει email. Αν στέλνετε μέσα από φθηνή κοινόχρηστη φιλοξενία, μοιράζεστε τον server με εκατοντάδες άλλες ιστοσελίδες. Αν μία από αυτές χακαριστεί και στείλει spam, η φήμη του server πέφτει για όλους.

Δύο πράγματα να ελέγξετε:

• Blacklists: το δωρεάν blacklist check του MXToolbox ελέγχει αν η IP του server σας είναι σε λίστες όπως η Spamhaus. Αν είναι, ο πάροχος πρέπει να βρει την αιτία και να ζητήσει αφαίρεση.
• Νέο domain: ένα domain που μόλις άρχισε να στέλνει δεν έχει ιστορικό. Ξεκινήστε με κανονική αλληλογραφία και αυξήστε σιγά σιγά τον όγκο, αντί να στείλετε την πρώτη μέρα 2.000 προσφορές.

Αν η ιστοσελίδα σας έχει χακαριστεί, μπορεί να στέλνει η ίδια spam χωρίς να το ξέρετε. Αυτό το ελέγχει ο έλεγχος για χακαρισμένη ιστοσελίδα.

Λόγος 4: Ο τρόπος που στέλνετε μοιάζει με μαζική αποστολή

Ένα email με 150 παραλήπτες σε κρυφή κοινοποίηση (BCC), από ένα κανονικό γραμματοκιβώτιο, μοιάζει στα φίλτρα με spam. Το ίδιο ισχύει για newsletters χωρίς σύνδεσμο διαγραφής ή για λίστες που αγοράστηκαν.

Το Gmail ζητά τα παράπονα για spam να μένουν κάτω από 0,3% των email που παραδίδονται. Αν περισσότεροι από 3 στους 1.000 παραλήπτες πατήσουν «Αναφορά ως ανεπιθύμητο», όλη η αλληλογραφία σας, και η κανονική, αρχίζει να πηγαίνει στα spam.

Για μαζικές αποστολές χρησιμοποιήστε υπηρεσία newsletter με σύνδεσμο διαγραφής σε κάθε μήνυμα και ρυθμίστε τη να στέλνει με SPF και DKIM για το domain σας. Τη διεύθυνση της καθημερινής αλληλογραφίας κρατήστε τη για την καθημερινή αλληλογραφία.

Λόγος 5: Το περιεχόμενο του μηνύματος

Παλιότερα τα φίλτρα έψαχναν λέξεις όπως «δωρεάν» ή «προσφορά». Σήμερα το περιεχόμενο μετράει λιγότερο από την ταυτότητα και τη φήμη του αποστολέα, αλλά κάποια πράγματα εξακολουθούν να ενεργοποιούν τα φίλτρα:

• email που είναι μόνο μια εικόνα, χωρίς κείμενο
• συντομευμένοι σύνδεσμοι (bit.ly και παρόμοιοι), που κρύβουν πού οδηγούν
• σύνδεσμοι όπου το κείμενο λέει μια διεύθυνση και ο σύνδεσμος πάει σε άλλη
• συνημμένα αρχεία zip ή εκτελέσιμα
• θέματα γραμμένα όλα με κεφαλαία ή με πολλά θαυμαστικά

Gmail αντί για το domain σας: ένα πρόβλημα που δεν φαίνεται

Στον ίδιο έλεγχο είδαμε κάτι ακόμη. Από τις επιχειρήσεις που έχουν δική τους ιστοσελίδα και δημόσιο email, σχεδόν οι μισές (45%) δίνουν στους πελάτες διεύθυνση Gmail, Yahoo, Hotmail ή παρόχου internet αντί για διεύθυνση στο δικό τους domain. Στα ιατρεία το ποσοστό φτάνει το 49%.

Το Gmail για προσωπική χρήση στέλνει αξιόπιστα. Όταν όμως η προσφορά σας φεύγει από ένα @gmail.com, ο παραλήπτης δεν μπορεί να ξέρει αν είστε εσείς, και ο καθένας μπορεί να ανοίξει μια σχεδόν ίδια διεύθυνση. Με email στο δικό σας domain και σωστό DMARC, κανείς άλλος δεν μπορεί να στείλει ως εσάς.

Η σύντομη λίστα ελέγχου

1. Δοκιμαστικό email σε Gmail και Outlook: σε ποιον φάκελο φτάνει;
2. «Εμφάνιση πρωτοτύπου» στο Gmail: SPF, DKIM και DMARC λένε PASS;
3. Υπάρχει DMARC, και με πολιτική quarantine ή reject αντί για none;
4. Η φόρμα της ιστοσελίδας στέλνει από διεύθυνση του domain σας, με τον πελάτη στο Reply-To;
5. Είναι ο server σας σε κάποιο blacklist;
6. Οι μαζικές αποστολές γίνονται από υπηρεσία newsletter με σύνδεσμο διαγραφής;

Τα σημεία 2 και 3 τα ελέγχει σε λίγα δευτερόλεπτα ο δωρεάν έλεγχος email, χωρίς εγγραφή. Γράψτε το domain σας και θα δείτε τι λείπει και τι να ζητήσετε από τον πάροχό σας.

Αν δεν θέλετε να ασχοληθείτε με DNS και SMTP, το αναλαμβάνουμε εμείς. Οι ρυθμίσεις email είναι μέρος της φιλοξενίας και συντήρησης που κάνουμε για κάθε ιστοσελίδα που φιλοξενούμε, και τις ελέγχουμε από την πρώτη μέρα.

Ερωτήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί τα email μου πάνε στα spam μόνο σε κάποιους παραλήπτες;

Κάθε πάροχος (Gmail, Outlook, Yahoo, εταιρικοί servers) έχει δικά του φίλτρα και δική του εικόνα για τον αποστολέα. Αν λείπει το DMARC ή το DKIM, το Gmail και το Outlook είναι συνήθως τα πρώτα που σας στέλνουν στα ανεπιθύμητα. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις του domain σας και στείλτε δοκιμαστικό σε λογαριασμό Gmail και Outlook.

Αρκεί να μου πει ο πελάτης να με βάλει στις επαφές;

Βοηθά για εκείνον τον πελάτη, γιατί οι πάροχοι εμπιστεύονται αποστολείς που ο παραλήπτης έχει στις επαφές του. Δεν λύνει όμως το πρόβλημα για όλους τους υπόλοιπους. Η μόνιμη λύση είναι σωστό SPF, DKIM και DMARC στο domain σας.

Κοστίζει η διόρθωση;

Οι ρυθμίσεις SPF, DKIM και DMARC είναι εγγραφές στο DNS του domain σας και δεν κοστίζουν τίποτα. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε πάροχο email. Χρειάζεται μόνο κάποιος με πρόσβαση στο DNS που ξέρει τι να γράψει.

Πώς ξέρω αν η διεύθυνσή μου είναι σε blacklist;

Εργαλεία όπως το blacklist check του MXToolbox ελέγχουν δωρεάν τη διεύθυνση IP του server που στέλνει τα email σας στις γνωστές λίστες, όπως η Spamhaus. Αν βρεθείτε σε λίστα, ο πάροχος του email ή της φιλοξενίας σας πρέπει να βρει την αιτία και να ζητήσει αφαίρεση.

Θέλετε το νούμερο για τη δική σας περίπτωση;

Ο υπολογιστής κόστους δίνει πιθανό εύρος σε τρεις ερωτήσεις. Για ακριβή τιμή, σας στέλνουμε γραπτή πρόταση με όσα περιλαμβάνει.

Υπολογίστε το κόστοςΖητήστε προσφορά